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文件电子化在项目管理中的应用

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2020-03-27 10:16:22 发布于烤鱼论文
摘 要:电子文件不仅在可以克服纸质文件的局限性,做到快速、多途径的全文检索,以及随时随处的网上利用,多用户同时使用;还能根据需要建立文件间的多维联系,可以在其中标明纸质文件的存放位置,便可以方便的找到对应的纸质文件。这样既减轻了文件保管压力,也减少了因文件保管不善等问题造成文件缺失,更简化了项目结束后的归档问题。因此,重视实施文件电子化管理必然成为一种趋势。
关键词:电子文件 项目管理 软件应用 Documentum
1.引言
工程总承包项目,即工程的设计、采购、施工试运(EPC)由一个国家的政府部门、公司、企业或项目所有人(工程业主或发包人)委托工程承包人负责按规定的条件实施完成。做好工程总承包项目文件资料管理,对各类文件资料进行分析归类,系统整理,优化组织,使之成为准确翔实地反映工程总承包项目真实面貌的有价值的信息,从中总结出有利于项目顺利实施的做法和经验,使项目管理逐步与国际接轨,向国际水平靠拢,这是工程总承包项目中一件意义重大的事情。工程总承包项目的文件资料指从项目投标、合同签订、工程勘测、设计、采购、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务,以及工程变更索赔、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和,具体内容包括招投标文件、会议纪要、总包合同、分包合同、施工图纸、采购询价订单文件、承包单位与业主、国内外分包单位之间往来的各类文件、供货商提供的产品设备文件资料、动态反映项目实施进度的日报周报月报、施工技术程序文件、质量检查文件、项目管理文件、交工验收文件、变更索赔谈判文件等等。工程总承包项目文件管理,简言之就是贯穿于工程实施全过程的文件、图纸等各类资料的接收、发放、登记、保管、利用及存档工作,目的和作用是为工程实施和变更索赔提供有说服力的文件支持,为实现工程项目经济效益和社会效益最大化提供切实有效的信息服务。根据国际有关文献资料介绍,项目实施过程中存在的诸多问题,其中三分之二与信息交流(信息沟通)的问题有关:项目10%-33%的费用增加与信息交流存在的问题有关,在大型建设工程项目中,信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%-5%。由此可见文件管理的重要性。作为总包商,在项目实施过程中以上数据和记录的主要载体则是项目部与业主及项目相关方之间往来的与本项目有关的各类文件资料。因此项目文件管理在项目管理过程中也变得越来越重要。项目文件资料管理应适应项目管理的需要,为预测未来和正确决策提供依据,提高管理水平,为此应建立项目文件资料管理电子化、系统化,优化信息结构,实现项目管理信息化。
2.文件电子化在项目管理中的重要性
从前,项目文件管理基本遵循随着传统的档案管理模式。近年来,随着计算机技术及网络技术的发展,电子文件的大量涌现,传统的档案理论受到了不同程度的挑战。电子文件不仅在可以克服纸质文件的局限性,做到快速、多途径的全文检索,以及随时随处的网上利用,多用户同时使用;还能根据需要建立文件间的多维联系,可以在其中标明纸质文件的存放位置,便可以方便的找到对应的纸质文件。这样既减轻了文件保管压力,也减少了因文件保管不善等问题造成文件缺失,更简化了项目结束后的归档问题。因此,重视实施对文件电子化的管理成为发展中的一种必然趋势。
3.文件管理软件的应用
文件管理软件是管理项目中电子文件的一大利器。Documenumt是美国EMC公司提供的一个全球领先的企业级内容管理、知识管理、文件管理的平台。该系统采用先进的应用架构、以实用为根本准则,通过良好的系统设计和高质量的二次开发,使得系统既能满足当前的业务需求,又能适应未来发展;是一个高效、安全可靠、易扩展的系统平台。该系统采用B/S基础体系结构,服务器端统一配置和管理文件数据,用户通过客户端的Web浏览器执行各自的业务操作和管理。用户访问该系统的工作地点除了公司内部网络外还可能是工程实施现场、甚至是外部的广域网。Documentum在海量存储、安全管理、快速定位,信息共享和内容关联等方面具有很强的能力,能够为项目电子文件管理提供底层的有效支持,满足相关业务的需要,提升项目文件管理的价值。
以笔者公司为例,自2010年开始正式将Documentum项目文档管理系统投入到项目中使用,在运行的2年中,大大提高了项目文档的管理水平,以及项目文档的使用、利用效率,有效的解决了项目中文件电子化的问题。该系统以项目文档业务为切入点、网上电子化文件管理为目标,构建起一个企业范围的项目文档管理和公众服务平台,为企业员工提供统一、方便快捷的项目文档查询、查阅渠道;为文档人员解决繁杂的纸质文件管理和借阅管理问题。实现项目文件电子化以及管理海量化存储和用户间安全可靠传输,并通过领先的搜索技术在海量文档中快速查询文件资料,细粒度的权限分配实现控制查询、阅读权限控制功能。
项目文档管理系统,对公司的运行项目文件进行全面整合,将大大提高文档资料整理和检索效率。系统为企业带来很多无形的价值,通过授权,员工甚至可以快速的学到其他项目、其他员工的知识,协调正在进行的业务活动,员工获取业务知识的途径将更多,获取业务知识的速度将更快、更便捷。
本系统有效的解决了:
(1)文档存储:防止由于企业员工笔记本的丢失,机器损坏,以及员工离职,交接遗漏等,造成企业重要文档的永久丢失;解决由于某人出差、请假等,没法快速便捷地获取文档等问题;
(2)文档版本管理:避免出现文档已经被更新了,仍然用老版本的文档,或者混淆不清的状况出现。可以随时看到的是最新的版本,随意查看历史版本;
(3)文档安全性:防止员工的恶意删除、误删除造成的文档丢失。通过文档的权限管理是保障文档安全。比如:不同部门的人是否能够随意的查看、修改甚至删除其他部门的文档;不同职位的人(如:部门经理和部门普通成员)是否对文档有同样的操作权限等;
(4) 协同工作:可以同时多人浏览,异地查看,大大提高了工作效率;
(5) 规范化归档:项目文档规范的整理,明显减少最后归档的工作量,避免了重复劳动。
4.结语
Documentum的应用大大加快了项目管理团队和设计方、合作方、监理、厂商的文档交互时间,提高了工作效率,并确保了文档的有效性、准确性和安全性;同时对项目建设过程中的电子文件的分类作了充分的分析,为今后项目竣工后交付资料与公司知识积累奠定坚实的基础。一个企业管理水平的高低,很大程度上从其对文档的管理中体现出来。在进行电子文件管理的实践中,笔者体会到电子文件管理作为一种崭新的文件管理方式,为企业的项目管理工作展现了一个全新的趋势,当然也带来很多方面的问题,如电子文件的法律地位,电子文件对计算机软、硬件的依赖,电子文件易更改、易损害及不安全性等等,但是在电子文件应用的理论研究和实践中都是完全可以克服的。当然笔者也充分认识到了当前的管理方法和效果还不能完全满足现代项目和国际工程项目管理的需要,如何将项目文件管理和控制与现代信息管理相结合,充分利用文件管理软件提高文件管理的水平,仍然是下一个实践阶段中应注意的问题。

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